効率的な校正について
初心者営業マンやディレクターはここだけは必ずチェックしましょう
今日は校正について書こうと思います。
私の現在の仕事はwebデザイナーですが、昔、20年ほど前は求人広告の営業職に従事していました。
この求人広告の営業の仕事では、営業から契約、原稿の打ち合わせ、制作の指示、最終確認まで基本的に営業が行う必要があります。デザイナー兼コピーライターはいるものの、細かいチェックは行わないため、最終校正は営業の仕事となります。
当時はwebの広告ではなく、情報誌が主流で、原稿の誤植やミスは致命的となり得ました。
営業駆け出しの頃の自分は営業活動に専念していて、原稿のチェックや最終確認がおろそかになっていました。
1年のうち、3回は必ず致命的なミスを犯していました。以下にいくつか挙げます。
・電話番号のミス: これは絶対に避けなければならないミスで、出稿した会社にも迷惑がかかる上、間違えた先にも迷惑がかかります。
・説明会日時の記載ミス: 会社説明会の日時を間違えて記載してしまい、誤った日時の説明会に応募者が参加してしまい、出稿した会社だけでなく応募者にも迷惑をかけてしまいました。
・掲載位置のミス: これは原稿のミスではないですが、掲載する場所を間違えてしまいました。例えば、営業職の募集なのに事務職のページに掲載してしまったり、特集のページに掲載する予定が通常ページになってしまったりしました。
・掲載日のミス: 掲載予定日と異なる日に掲載してしまいました。
・給与の表記ミス: 月給30万円と記載すべきところを月給300万円と記載してしまいました。
今思うと、我ながら情けない気持ちになります。当時はこのようなミスを犯して顧客から激怒され、上司から叱られ、始末書を書かされることもあり、心が折れそうになりました。
ただ、普通の人以上にミスを犯した経験から、致命的なミスとそうでないミスの区別がつくようになりました。要は、致命的なミスだけを徹底的にチェックするよう心掛け、それによって客からのクレームも大幅に減らすことができました。
この経験が後にホームページ制作にも活かされ、求人広告と同じように、致命的な部分だけは必ずチェックするようになり、これまで私が制作したものでクレームが発生したことは一度もありません。これも全て求人広告の経験のおかげだと思っています。
間違うと致命的なものは「数字」「表に表示されない部分」の2つ
具体的に自分が気をつけている点は以下の2つです。
- 数字
- 顧客が意識しない、表に表示されない部分
1. 数字
求人広告の時に多くの誤植によるクレームから気づいたことは、多くの重要な点に数字が関わっているということです。例えば、電話番号、給与、住所の番地、説明会の日時などです。逆に言えば、多少の誤字や脱字はお客さんが激怒するようなクレームにはならないのです。そして意外と数字の間違いは多いものです。だから原稿チェックの際も全てをチェックするのではなく、数字の部分だけをダブルチェックするなどの対応をしていました。ホームページ制作も実は同じで、住所や電話番号、ネットショップや決済サイトなら金額など、比較的重要な点は必ず数字が関わってきます。
2. 顧客が意識しない、表に表示されない部分
顧客が意識しない、表に表示されない部分とは、求人広告で言えば営業職や事務職、特集などの掲載ページ区分に当たります。ネットの求人広告で言えば、求人検索の際にチェックを入れる部分になります。掲載前には必ず客が原稿をチェックしますが、このようなシステムの裏側の箇所は意外と確認のすり合わせをしないで、担当が勝手に決めてそのまま掲載されてしまうことが多いです。
ホームページの場合も同様です。例えば、スマホでタップして直接電話できる「telリンク」の部分です。電話番号の表示は正確でも、タップして電話を発信する番号が間違っていたり、そもそも表記されていない場合があります。普通のお客さんはHTMLのソースコードを確認することはまずありません。ここを間違えると非常に致命的です。その他、タイトルタグやデスクリプションの部分も同様です。これらは表面的には表示されませんが、HTMLを他社から流用するときに他社の社名などがそのまま記載されてしまうミスが起こりやすいです。また、フォームも重要です。フォームの送信先アドレスや返信文などはモックアップ時に確認することが少ないので、誤ったメールアドレスなどが記載されてしまうと大変なことになります。
ちなみに私は納品時に必ず、顧客自身でフォームの送信テストとスマホによる電話タップテストを行わせます。これはテスト環境と納品環境でサーバー環境が異なるためです。稀にサーバー環境の違いにより、メール送信がうまくいかないこともあるからです。
効果的な校正方法とタスクを行う時間について
僕は以下の方法で校正をすることを徹底したので、ミス率が格段に減りました。というよりは
致命的なミスが大幅に減りました。
1.重要な案件の校正は必ず午前中に行う
前述の求人広告で自分がミスを多発したのは、一因として夕方のパフォーマンスが落ちている時間に締め切りに追われて最終確認を行っていたことがあります。求人広告には締め切り日と時間が厳しく設けられており、複数のお客さんから校了を得る必要がありました。複数の案件を抱えていると一つ一つの確認が雑になり、それが原因でミスが起こりました。また、午前中は頭がクリアですが、ランチ後は徐々に頭が鈍くなり、疲れも出てきて確認を怠ってしまうことがありました。
そのため、自分は朝の通勤時間に原稿を見ながらチェックを行うようにしていました。朝は頭がクリアな状態なので、間違いに気づきやすいことに気づきました。逆に夜になるほど小さい間違いに気づきにくくなります。この発見は現在の仕事にも活かされています。
現在の仕事では、校正などの加え、重要なタスクやミスが致命的になり得るサーバー操作などは必ず午前中に行うよう心掛けています。例えば、顧客のサーバー操作などです。逆に、クライアントのサーバー操作を夜に行うことはほとんどありません。誤った操作でデータを消してしまうと致命的だからです。
2.声に出して読んで校正する
目で読むとどうしても、流してしまいます。そのため、間違いに気づかないことが多いです。
やはり重要な部分は目で確認して自分で口を使い読んで、声を出すことで耳で聞くことにより、おかしなことに気づくことが多いです。要は視覚の他、聴覚、などの五感を使うことが重要です。そうはいっても職場などでまわりに人がいて声を出すことが難しい場合もあると思います。
そんな時はwordのソフトを使うといいです。最近のwordには読み上げ機能がついています。
原稿などをコピペしてwordのファイルに貼り付け読んでもらえれば、間違い、誤字脱字に気づきやすくなります。
